احتمالاً بارها کلمه وب کنفرانس را در محیط‌های اداری و کاری یا تلویزیون شنیده‌اید؛ اما وب کنفرانس چیست؟ این سیستم چه کاربردها و مزایایی دارد؟ آیا سیستم‌های وب کنفرانس و وبینار با یکدیگر مشابه هستند؟ در پاسخ به این سؤالات باید بگوییم که وب کنفرانس یا وبینار یک سیستم مدیریتی است که به کمک آن امکان برگزاری جلسات، ارائه آموزش‌ها، ارتباطات و مواردی از این قبیل فراهم می‌شود.
برای بهره‌مندی از این امکانات تنها به یک دستگاه هوشمند مانند کامپیوتر، لپ‌تاپ، موبایل و یا تبلت متصل به اینترنت احتیاج خواهید داشت. وبینار پلاس به عنوان یکی از پلتفرم‌های معتبر در برگزاری وبینار آنلاین، مزایای وب کنفرانس را در خود دارد. در ادامه توضیحاتی در خصوص وب کنفرانس، ویژگی‌ها و مزایای استفاده و همچنین کاربردها و نکات مهم مربوط به آن ارائه می‌دهیم.
وب کنفرانس چیست و ویژگی‌های آن کدامند؟
وب کنفرانس در واقع یک سرویس آنلاین به منظور فراهم‌سازی امکان برگزاری کنفرانس، جلسات زنده، ارائه اطلاعات و آموزش در بستر اینترنت است. سیستم وب کنفرانس برای ایجاد ارتباطی مؤثر و مطمئن در کمترین زمان ممکن و به راحت‌ترین شکل راه‌اندازی شد. پیشرفت تکنولوژی، اینترنت و امکانات مختلف سمعی بصری در این مورد بی‌تأثیر نبودند.
به این صورت تمامی افراد (مدیران، اساتید، پزشکان، دانشجویان و دانش پژوهان) با استفاده از دستگاه‌های هوشمند خود می‌توانند به صورت سمعی و بصری، بدون وجود محدودیت زمانی و مکانی به تبادل اطلاعات خود بپردازند. به این ترتیب کارکنان یک یا چندین شرکت یا سازمان‌های مختلف می‌توانند به راحتی اسناد و پروژه‌های خاص خود را با یکدیگر به اشتراک بگذارند.
البته برای برگزاری جلسات خود باید به ویژگی‌های سرویس وب کنفراس توجه داشته باشید. ویژگی‌های یک وب کنفرانس ایده‌آل به شرح زیر است:
-
امنیت
منظور از امنیت در وب کنفرانس چیست؟ بی‌شک حفاظت از مکالمات و اطلاعات اشتراک‌گذاری شده در جلسات آنلاین از اهمیت فراوانی برخوردار است. یک سیستم وب کنفرانس ایده‌آل برای جلوگیری از خطرات احتمالی و حفاظت از اطلاعات و حریم شخصی از امنیت چند لایه‌ای برخوردار است.
-
سهولت و راحتی در استفاده
از مهم‌ترین ویژگی‌های وب کنفرانس می‌توان به سهولت و راحتی استفاده از آن اشاره داشت. به این صورت که برای بهره‌مندی از کاربردهای آن نیازی به نصب نرم افزارهای خاص و سنگین نیست. شما می‌توانید تمامی کارهای خود نظیر تنظیم جلسات، برگزاری و ورود به جلسات را به سادگی و در کمترین زمان ممکن انجام دهید.
-
ارائه مجموعه کاملی از امکانات کاربردی
وجود امکانات کامل و کاربردی نظیر قابلیت ویدئو کنفرانس، امکان اشتراک‌گذاری فایل‌های مختلف، قابلیت تخته سیاه، ضبط تماس و مواردی از این قبیل می‌تواند تجربه بسیار خوبی از وب کنفرانس را برای شما رقم بزند.
مهم‌ترین مزایای سیستم وب کنفرانس چیست؟
سیستم وب کنفرانس به دلیل امکانات خاص خود، از مزایای فراوانی برخوردار است. در واقع همین امکانات سبب افزایش محبوبیت استفاده از آن شده است. مزایا و امکانات وب کنفرانس چیست و چه چیزی آنها را تا این حد کاربردی می‌کند؟
- امکان استفاده از وب کنفرانس بدون نیاز به نصب نرم افزارهای خاص
- عدم وجود محدودیت مکانی و زمانی برای استفاده از سرویس وب کنفرانس
- عدم نیاز به استفاده از تجهیزات سخت افزاری خاص با هزینه‌های بالا
- امکان مدیریت کنفرانس‌ها بر روی بستر اینترنت یا شبکه داخلی (بدون محدودیت زمانی و مکانی)
- امکان برگزاری جلسات آموزشی، وبینار، کنفرانس‌های تجاری به منظور ارائه محصول
- برگزاری جلسات هولدینگ‌ها
- برگزاری نظرسنجی در جلسات به صورت زنده
- امکان استفاده از قابلیت‌های آموزشی به منظور برگزاری کلاس‌های درسی
- امکان ضبط جلسات برگزار شده و دسترسی مجدد به محتوای آنها
- آموزش مجازی و مدیریت کلاس به صورت آنلاین
- امکان اشتراک‌گذاری فایل‌ها در جلسات
- اتصال به کامپیوتر سرویس گیرنده به منظور انجام امور پشتیبانی (Remote Access)
- برگزاری جلسات آموزشی مربوط به کار در انواع مشاغل و شرکت‌ها
- آموزش آنلاین و امکان استفاده از امکانات کلاس مجازی مثل تخته سیاه برای ارائه مطالب درسی، پرسیدن سؤال، ارائه فایل‌های پرزنتی (مثل ویدئو، PDF، پاورپوینت)، گفتگو عمومی و خصوصی همانند کلاس‌های حضوری
با توجه به کاربردهای وب کنفرانس می‌توان حدس زد چرا افراد برای جلسات حساس خود از وب کنفرانس استفاده می‌کنند.
نکات مهم در زمینه استفاده از وب کنفرانس چیست؟
سیستم وب کنفرانس به دلیل امکانات و ویژگی‌های خاص خود می‌تواند برای یک سازمان و یا شرکت ابزاری کاربردی و مؤثر باشد. برای برگزاری یک جلسه موفق و مؤثر با وب کنفرانس باید به نکات مختلفی توجه داشته باشید که در ادامه اشاره‌ای مختصر به آنها خواهیم داشت.
- برگزاری جلسه به صورت آزمایشی و تمرینی به منظور تسلط بیشتر
- انتخاب شخصی مناسب برای سازماندهی جلسات وب کنفرانس
- اطلاع‌رسانی در مورد موضوعات بحث جلسات پیش از برگزاری
- کسب اطمینان از آشنایی افراد با اینکه کاربردهای وب کنفرانس چیست
- بکارگیری خلاقیت و دقت در تولید اسلایدهای پاورپوینت به طور هدف‌دار
- پیش‌بینی سؤالات و آماده سازی پاسخ برای شفاف‌سازی هدف از برگزاری کنفرانس
- 20 الی 30 دقیقه پیش از شروع جلسه، آنلاین شوید!
- بررسی عملکرد امکانات وب کنفرانس به منظور برگزاری جلساتی مؤثر
- آشنایی با مخاطبان خود از طریق چت
- ضبط جلسه وب کنفرانس و بررسی نکات مثبت و منفی آن برای بهبود جلسات آینده
- تعیین وقت تنفس و استراحت در جلسات طولانی
- دقت زیاد در برنامه‌ریزی برای جلسات مهم و حیاتی (مانند جلسات بین‌المللی)
- ارتباط و همکاری با اعضای حاضر در جلسه
در واقع تمامی ویژگی‌های یک جلسه خوب حضوری را می‌توانید در یک جلسه وب کنفرانس نیز تجربه کنید.
کاربردهای وب کنفرانس چیست؟
همانطور که در ابتدا اشاره شد، وب کنفرانس از فناوری‌های مدرن و مطمئن برای ایجاد ارتباطی یکپارچه و قوی و ارائه اطلاعات در محیطی ایمن به حساب می‌آید. افراد در هر جایی از دنیا می‌توانند با استفاده از لپ‌تاپ یا گوشی هوشمند خود به سیستم تحت وب متصل شده و از قابلیت‌ها و کاربردهای وب کنفرانس بهره‌مند شوند.
سیستم کنفرانس مجازی یا همان وب کنفرانس دارای کاربردهای بسیاری است. از مهم‌ترین و اساسی‌ترین کاربردهای این سیستم می‌توان به موارد زیر اشاره داشت:
- امکان مشاهده تمامی افراد حاضر در جلسه
- استفاده از قابلیت مشاهده ارائه (Presentation)
- اشتراک‌گذاری فایل‌ها در سیستم مدیریت وب کنفرانس
- فراهم‌سازی امکان مشاهده صفحات وب در حین برگزاری جلسات
- امکان پرسش و پاسخ و گفتگو
- بهره‌مندی از تخته سیاه مشترک
- بهره‌مندی از قابلیت گفتگو بر خط (به صورت متنی، صوتی، چند رسانه‌ای)
- برگزاری انواع کنفرانس‌های مجازی (وبینار، وب کست و مواردی از این قبیل)
همین کاربردهای جذاب وب کنفرانس‌ها آنها را در موقعیت‌ها و نشست‌های حساس بین افراد مطرح و مهم پراهمیت کرده است.
کلام پایانی
دلیل محبوبیت وب کنفرانس چیست؟ وب کنفرانس قطعاً ابزاری ایده‌آل به منظور برگزاری وبینار رایگان، جلسات کاری و آموزشی و … است. شما می‌توانید با کسب اطلاعات دقیق از امکانات این سیستم، بیشترین تأثیر و بهره‌وری را در جلسات خود مشاهده کنید. رابط کاربری ساده، امکانات کاربردی، استفاده راحت و سریع، عدم وجود محدودیت‌های زمانی و مکانی از مهم‌ترین دلایل محبوبیت وب کنفرانس به شمار می‌روند.
