جلسات وب چیست؟ و چه کاربردها و مزایایی دارد؟

امروزه برگزاری جلسات از طریق وب در بستر اینترنت مورد توجه عموم مردم قرار گرفته است. به طوری که اکنون بسیاری از شرکت‌ها، سازمان‌ها، مؤسسات آموزشی و افراد برای برگزاری جلسات یا حتی برای گفتگو از قابلیت‌های جلسات وب یا (Web Meeting) استفاده می‌کنند. با پیشرفت چشمگیر جلسات وب در بستر اینترنت، اغلب افراد این نوع جلسات را کارآمدتر و مفیدتر از جلسات حضوری می‌دانند؛ اما ویژگی و مزایای جلسات وب چیست؟ آیا جلسات وب مشابه با وبینار است؟

این نوع جلسات چه کارایی‌هایی دارد؟ آیا جلسات وب به اندازه جلسات حضوری مؤثر و کارآمد است؟ اگر به دنبال یافتن پاسخ این سؤالات هستید، با ما همراه باشید تا در ادامه توضیحاتی در خصوص آن‌ها به شما ارائه دهیم.

جلسات وب چیست و چه کاربردهایی دارد؟

جلسات وب یا همان Web Meeting در واقع مشابه با وبینار بوده و به منظور ایجاد تعامل بین چندین نفر مورد استفاده قرار می‌گیرد. تفاوت جلسات وب و وبینار تنها در مقیاس آن‌ها است. به این صورت که در وبینار بیش از 500 نفر می‌توانند تعامل داشته باشند و در جلسات وب این رقم بین 5 الی 30 نفر است. درWeb Meeting معمولاً افراد به صورت صوتی و یا تصویری گفتگو کرده و فایل‌ها و صفحات وب را به اشتراک می‌گذارند.

در این نوع جلسات هر کسی می‌تواند به عنوان شروع‌کننده، مدیریت جلسه را در دست بگیرد. در واقع تمامی افراد از امکانات یکسان برخوردار بوده و نقشی مشابه با یکدیگر را دارند؛ یعنی افراد برای اشتراک‌گذاری تصاویر و فایل‌های خود و حتی پاسخ دادن به سؤالات، نیاز به اجازه اولیه ندارند. به همین علت اگر تعداد افراد حاضر در جلسه زیاد باشد، مدیریت آن سخت و پیچیده می‌شود.

جالب است بدانید که در وبینار فقط میزبان می‌تواند مدیریت کامل جلسه را به دست بگیرد و از قابلیت‌های موجود استفاده کنند. سایر افراد حاضر در وبینار تنها در صورت نیاز و با اجازه میزبان می‌توانند از قابلیت‌های موجود بهره‌مند شوند.

جلسات وب برای تحقق چه اهدافی مورد استفاده قرار می‌گیرد؟

جلسات وب معمولاً برای اهداف گوناگون انتخاب و مورد استفاده قرار می‌گیرد. در ادامه به صورت مختصر به کاربرد و اهداف استفاده از جلسات وب می‌پردازیم:

• جلسات کاری روزمره

امروزه در سازمان‌ها و شرکت‌ها مختلفی افراد به صورت دورکاری فعالیت می‌کنند. در چنین شرایطی تیم‌های مربوطه و کارشناسان به منظور بررسی عملکرد، دریافت گزارش روزانه، هفتگی یا ماهانه و همچنین بهبود عملکرد جلساتی را به صورت آنلاین برگزار می‌کنند.

• مصاحبه آنلاین در جلسات وب چیست؟

بسیار از متخصصان و کارشناسان منابع انسانی برای صرفه‌جویی در زمان و جلوگیری از شلوغی در شرکت، جلسه مصاحبه و گزینش افراد را به طور غیرحضوری و آنلاین در بستر اینترنت برگزار می‌کنند. به این صورت متخصصان می‌توانند با متقاضیان بیشتری ارتباط گرفته و مناسب‌ترین افراد را برای جایگاه شغلی مورد نظر پیدا کنند.

• جلسات ایده پردازی

در بسیاری از شرکت‌ها، کارشناسان و متخصصان به منظور بهبود و توسعه کار، جلساتی را برای ایده‌پردازی به صورت آنلاین در بستر اینترنت برگزار می‌کنند.

• جلسات آموزشی

برگزاری جلسات آموزشی در اغلب سازمان‌ها و شرکت‌ها با هدف افزایش بهره‌وری و رشد کارکنان مورد توجه قرار گرفته است. در مجموعه‌هایی که بخشی از فعالیت آن‌ها به صورت دورکاری انجام می‌شود، جلسات آموزشی خود را در بستر اینترنت برگزار می‌کنند.

مزایای برگزاری جلسات وب چیست؟

استفاده از جلسات وب (Web Meeting) مزایای بسیار زیادی برای شرکت‌ها، سازمان‌ها و سایر کسب و کارها و افراد دارد. در واقع همین مزایا سبب محبوبیت و توجه افراد به این نوع جلسات شده است. برای آشنایی بیشتر، به مزایای برگزاری جلسات وب می‌پردازیم:

• امکان برگزاری جلسات مهم و ضروری در کمترین زمان ممکن

گاهی به دلیل بروز شرایط بحرانی و یا بررسی موضوعات مهم و ضروری، برگزاری جلسه فوری در زمان‌های غیر اداری الزامی است. قطعاً برای برنامه‌ریزی و گرد هم آمدن افراد در جلسات حضوری حداقل 2 ساعت می‌برد. در صورتی که برای برگزاری جلسات آنلاین نیاز به صرف چنین مدت زمانی نیست و اعضا می‌توانند به راحتی و در کمترین زمان ممکن در جلسه حضور پیدا کنند.

• دسترسی مجدد به اطلاعات و مباحث و امکان ضبط جلسات وب چیست؟

در جلسات وب امکان ضبط مباحث، گفتگوها و اطلاعات مهم فراهم شده است. به این صورت نیاز به برگزاری جلسات به منظور تکرار مباحث و توجیه کارمندان به حداقل می‌رسد.

• عدم وجود محدودیت جغرافیایی برای شرکت در جلسات

برای شرکت در جلسات وب هیچ‌گونه محدودیت جغرافیایی برای شما وجود نخواهد داشت؛ یعنی شما در هر جایی از دنیا، تنها با استفاده از اینترنت می‌توانید در جلسات خود حضور پیدا کنید.

• افزایش بهره‌وری افراد با صرفه‌جویی در زمان

در بسیاری از سازمان‌ها، اداره‌ها و شرکت‌ها، برای افزایش راندمان و بازدهی کارمندان، جلسات را به صورت آنلاین برگزار می‌کنند؛ زیرا برگزاری جلسات متعدد بسیار زمان‌بر بوده و باعث خستگی و کاهش تمرکز کارکنان می‌شود. همین افزایش بهره‌وری و تمرکز افراد را می‌توانیم به مهمترین مزیت جلسات وب چیست برشماریم.

• گزینه‌ای مقرون به صرفه

جلسات آنلاین در مقایسه با جلسات حضوری به دلیل عدم نیاز به پرداخت هزینه‌های رفت و آمد، صرف زمان، انرژی و فراهم کردن پذیرایی گزینه‌ای مقرون به صرفه و مناسب به حساب می‌آید.

ابزارها و قابلیت‌های کاربردی در جلسات وب چیست؟

در جلسات وب برای تأثیرگذاری و بهره‌وری بیشتر از جلسه، امکان دسترسی و استفاده از ابزارهای مختلفی برای افراد فراهم شده است. این ابزارها و قابلیت‌ها به شرح زیر است:

• امکان ضبط جلسه برای بررسی و استفاده از اطلاعات اشتراک‌گذاری شده
• امکان کنترل میکروفن و وب کم
• استفاده از ابزار تخته سیاه به منظور انتقال بهتر موضوعات در جلسه
• اشتراک‌گذاری کل دسکتاپ
• اشتراک‌گذاری یکی از برنامه‌های درحال اجرا بر روی دسکتاپ
• ارائه مطالب با استفاده از فایل‌های PDF، Power Point
• ایجاد زیر جلسه و مباحثه در گروه‌های کوچک‌تر زیر نظر مدیر جلسه
• برگزاری نظرسنجی از افراد حاضر در جلسه
• کنترل فعال یا غیرفعال بودن میکروفون توسط مدیر جلسه
• کنترل دسترسی افراد حاضر در جلسه توسط مدیر

آشنایی با امکاناتی که جلسات وب در اختیارتان می‌گذارد کارایی شما و افراد شرکت‌کننده در این جلسات را به حداکثر می‌رساند.

کلام پایانی

به پایان مقاله جلسات وب چیست رسیدیم. امروزه برای برگزاری و شرکت در جلسات کاری نیاز به صرف زمان و هزینه نیست. در واقع افراد تنها با استفاده از اینترنت می‌توانند بدون محدودیت زمانی و مکانی در جلسات خود حضور پیدا کنند؛ اما در گذشته به دلیل عدم وجود تکنولوژی‌های لازم، افراد برای بهره‌مندی از امکانات مختلف و برگزاری جلسات خود نیاز به ساعت‌ها برنامه‌ریزی و صرف انرژی و هزینه‌های بالا داشتند.

برای استفاده از قابلیت‌های جلسات وب و برگزاری جلسه تنها نیاز به اینترنت و مرورگر دستگاه خود خواهید داشت؛ یعنی برای اتصال به جلسه و مشارکت در آن نیازی به نصب نرم افزارهای خاص نیست.