در سالهای اخیر، بسیاری از جلسات به صورت آنلاین و مجازی برگزار میشوند. مدیریت و اداره جلسات آنلاین از مهمترین ویژگیهای مدیران حرفهای به شمار میرود. یک مدیر برای برگزاری وبینار، علاوهبر تسلط به موضوع جلسه، باید توانایی سازماندهی و مدیریت جلسات خود را برای تأثیرگذاری و افزایش بازدهی شرکتکنندگان داشته باشد.
مدیریت وبینار و جلسات آنلاین چالشها و مشکلات خاص خود را دارند که افراد با توجه به فاکتورها و نکات مختلفی میتوانند آنها را برطرف کنند. وبسایت وبینار پلاس، در واقع یک سایت ایجاد وبینار رایگان است که در آن تمامی امکانات مورد نیاز و خدمات آموزشگاه یار را برای برگزاری جلسات مؤثر و مدیریت راحت آن فراهم شده است. در ادامه به نکات طلایی برای مدیریت بهتر جلسات آنلاین و اهمیت به کارگیری آنها میپردازیم.
مدیریت جلسات آنلاین و چالشهای آن
در نگاه اول، مدیریت وبینار و جلسات آنلاین آسان و راحت به نظر میرسد. ولی همین عدم حضور شرکتکنندگان در یک مکان، سرعت و پهنای باند اینترنت، ارائه مطالب به صورت مؤثر و مشکلاتی از این دست چالشهایی را برای مدیران و برگزارکنندگان وبینارها به وجود میآورد. به همین دلیل مدیران پیش از برگزاری وبینار و جلسات خود باید مشکلات احتمالی را پیشبینی و مورد بررسی قرار دهند.
رایجترین و اساسیترین مشکلات و چالشهای برگزاری و مدیریت جلسات آنلاین به شرح زیر است:
- ضعف در اطلاعرسانی به موقع
- ضعف در برقراری تعامل با مخاطبان
- عدم توانایی در مدیریت صحیح زمان
- عدم تمرکز شرکت کنندگان
- مشکلات زیرساختی (استفاده از پلتفرمهای ضعیف و نامناسب و اینترنت ضعیف و ناپایدار)
این موارد از مهمترین مشکلات و چالشهای موجود در وبینارها و جلسات آنلاین هستند. افرادی که به این موارد توجه لازم را نشان نمیدهند، اغلب جلسات ناموثر و ناموفقی را برگزار میکنند. در نتیجه این افراد به مرور زمان اعتبار و مخاطبان خود را از دست میدهند. به همین علت آشنایی با نکات مدیریت جلسات آنلاین اهمیت زیادی پیدا میکنند.
نکات طلایی برای مدیریت بهتر جلسات آنلاین کدامند؟
در حالت کلی چالشهای و مشکلات وبینارها و جلسات آنلاین در مقایسه با جلسات حضوری به مراتب بیشتر است. به طوری که افراد به دلیل سطح پایین تعامل، مشکلات زیرساختی، عدم مدیریت زمان، عدم تسلط کافی به مباحث و موضوعات جلسات، ضعف در اطلاعرسانی و مواردی از این قبیل تمرکز خود را از دست میدهند. در نتیجه تأثیرگذاری و بازدهی جلسات به طور چشمگیری کاهش پیدا میکند. در این راستا نکات طلایی برای مدیریت بهتر جلسات آنلاین در اختیار شما عزیزان قرار میدهیم:
-
بررسی و انتخاب پلتفرم مناسب برگزاری وبینار
در ابتدا برای مدیریت هر چه بهتر جلسات آنلاین باید پلتفرم مناسبی را برای برگزاری وبینار انتخاب کنید. با بررسی ویژگیها و امکانات پلتفرمهای مختلف میتوانید بهترین و قدرتمندترین گزینه را برای برگزاری وبینار انتخاب کنید. به این صورت میتوانید از بروز بسیاری از مشکلات جلوگیری کنید.
در یک پلتفرم مؤثر و مناسب امکان برقراری با تیم پشتیبانی (در صورت بروز مشکل)، به اشتراکگذاری فایلهای چند رسانهای و به اشتراکگذاری صفحه دسکتاپ فراهم شده است. به همین دلیل مدیران با خیال راحت و تمرکز بیشتری میتوانند جلسات خود را برگزار کنند.
-
اطلاع رسانی به موقع زمان برگزاری وبینار
اطلاعرسانی به موقع زمان برگزاری وبینار از مهمترین فاکتورهای مدیریت در جلسات آنلاین به حساب میآید. متأسفانه بسیاری از افراد به این موضوع توجه کافی نشان نمیدهند. در نتیجه تعداد شرکتکنندگان و همچنین بازدهی آنها به طور چشمگیری کاهش پیدا میکند. به همین دلیل توصیه میکنیم اطلاعرسانی زمان برگزاری جلسات خود را از چند روز قبل آغاز کنید. زمانبندی درست از نکات طلایی برای مدیریت بهتر جلسات آنلاین به شمار میآید.
-
برنامه ریزی و استفاده از یک دستورالعمل مناسب به منظور مدیریت بهتر جلسه آنلاین
تهیه یک دستورالعمل جامع و ارائه آنها به شرکتکنندگان میتواند به مدیریت جلسه آنلاین و همچنین تأثیرگذاری آن کمک زیادی بکند. در این دستورالعمل میتواند مجموعهای از قوانین شرکت در جلسات، مباحث و موضوعات، نحوه تعامل و مواردی از این قبیل باشد. به این صورت جلسه به صورت منظم و بینقص با تعامل بالا برگزار میشود.
-
تعیین نقش افراد و تقسیم وظایف
اداره و سخنرانی در برخی از جلسات آنلاین و وبینارها توسط چندین نفر صورت میگیرد. به همین دلیل پیش از آغاز جلسه باید وظایف و نقش هر فردی به صورت کامل تعیین و مشخص شود. سپس تمرین برای هماهنگی اعضا با یکدیگر برای یکپارچگی ارائه و تأثیرگذاری بیشتر اهمیت زیادی پیدا میکند. در واقع برقراری نظم در جلسات به نحوه پیگیری کارها، تعیین وظایف مسئولین و سخنرانها و فراهم کردن زیرساختهای لازم بستگی دارد.
با تعیین وظایف و نقش افراد در جلسات آنلاین، تسلط و تمرکز آنها افزایش پیدا میکند. در نتیجه میتوانند ارائه بهتر و تأثیرگذارتری داشته باشند. این تقسیمبندی وظایف از نکات طلایی برای مدیریت بهتر جلسات آنلاین به شمار میآید.
-
تعیین مدت زمان ارائه برای تأثیرگذاری و بازدهی بیشتر
بسیاری از برگزارکنندگان جلسات آنلاین بدون در نظرگیری محدودیت زمانی اقدام به برگزاری وبینار میکنند. در چنین شرایطی تأثیرگذاری ارائه و همچنین بازدهی شرکتکنندگان به دلیل خستگی و ضعف تمرکز کاهش پیدا میکند. برای جلوگیری از این مشکل باید به محدودیت زمانی تعیین شده در جلسات دقت کافی داشته باشید و در زمان مقرر جلسه خود را به پایان برسانید.
-
تعامل با شرکت کنندگان و مخاطبان
ضعف در تعامل با شرکت کنندگان و مخاطبان یکی از بزرگترین و چالش برانگیزترین موارد در برگزاری جلسات آنلاین محسوب میشود. در وبینارها و جلسات، سطح تعامل میتواند به جذب مخاطبان، افزایش اعتبار و همچنین بازدهی شرکتکنندگان کمک چشمگیری کند. شما میتوانید با ارائه محتوای چند رسانهای و جذاب، مثالهای ساده و خلاقانه، پرسش و پاسخ با شرکت کنندگان، سطح تعامل و بهرهوری را افزایش دهید.
-
به اشتراک گذاری یادداشتها و صورت جلسه با شرکت کنندگان به منظور تحقق اهداف
به اشتراکگذاری یادداشتها، صورت جلسه و مروری بر مباحث و نکات مهم میتواند تسلط شرکتکنندگان به مفاهیم ذکر شده و همچنین بهرهوری آنها کمک کند. در واقع جلسات آنلاینی که بدون نتیجهگیری و به اشتراکگذاری نکات مهم به پایان میرسد، بازدهی چندانی ندارند. در چنین جلسات به دلیل عدم وجود هدف مشخص، شرکت کنندگان گیج و سردرگم میشوند.
کلام پایانی
نکات طلایی برای مدیریت بهتر جلسات آنلاین کدامند؟ وبینارها و جلسات آنلاین در مقایسه با جلسات حضوری، از مزایای بسیاری برخوردار هستند. به همین دلیل در سالهای اخیر این روش مورد توجه سازمانها، شرکتها و حتی مؤسسات آموزشی و متخصصان قرار گرفته است. با این وجود برگزاری جلسات آنلاین چالشها و مشکلات خاص خود را دارند که با تدبیر درست میتوانید از بروز آنها جلوگیری کنید.
برای مدیریت بهتر جلسات خود، افزایش اعتبار و مخاطبان خود، حتماً به نکات مدیریتی دقت و توجه کافی داشته باشید.